靈活運(yùn)用檔案整理方式有利于后期的管理和檢索工作開(kāi)展
按照不同檔案內(nèi)容,對(duì)其合理的整理方法進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)制定。對(duì)文書(shū)類(lèi)檔案和其他零散類(lèi)別檔案的方法和要求進(jìn)行確定;使文件級(jí)檔案整理得以實(shí)現(xiàn)。通過(guò)這種整理方式能夠使事業(yè)單位、其他機(jī)關(guān)的同類(lèi)檔案整理方法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一,使管理中存在的差異性和矛盾等問(wèn)題得以有效解決。針對(duì)企業(yè)檔案中的科學(xué)技術(shù)專(zhuān)項(xiàng)研究類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類(lèi)等檔案資料需要結(jié)合檔案資料的具體情況,對(duì)適合檔案自身特點(diǎn)的整理方式進(jìn)行靈活選擇和運(yùn)用,更有利于后期檔案管理和檢索工作的開(kāi)展。
檔案整理的分類(lèi)和實(shí)用整理步驟
根據(jù)所有的檔案把不同類(lèi)別的檔案區(qū)分開(kāi)來(lái);鑒別每一份文件的保管期限,相同保管期限、相同類(lèi)別的檔案材料作為一個(gè)組卷單位,北京會(huì)計(jì)檔案整理,不同類(lèi)別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個(gè)檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類(lèi)的方法,同一保管期限的檔案資料,同一責(zé)任者的檔案資料按檔案形成的時(shí)間先后排序,報(bào)告、請(qǐng)示件要同批示、批復(fù)一起組件,批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示報(bào)告在后;正件在前、附件在后;正本在前,定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前,被轉(zhuǎn)發(fā)件在后重大活動(dòng)資料可裝訂成冊(cè),作為一件。在組卷過(guò)程中,去掉 重復(fù)的檔案材料,同類(lèi)文件較少的能夠立薄卷。
檔案整理需要負(fù)責(zé)和遵守的細(xì)節(jié)
負(fù)責(zé)任的進(jìn)行檔案的收集、鑒定、整理、歸檔和保管工作。使檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化,做到科學(xué)整理立卷。
負(fù)責(zé)任對(duì)各類(lèi)檔案的接收,會(huì)計(jì)檔案整理流程,分類(lèi),編目,會(huì)計(jì)檔案整理公司,編制,會(huì)計(jì)檔案整理軟件,立卷、歸檔等檢索工具進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)管理。
嚴(yán)格遵守《檔案保密制度》,不得將檔案內(nèi)容外泄,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得私自調(diào)檔,更不得有外來(lái)人員進(jìn)入檔案室。
對(duì)檔案外的文件材料包括(圖片、照片、錄音、光盤(pán))等均應(yīng)立卷歸檔
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