對檔案進行全宗的整理會更加簡潔有效
檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上,采用更簡潔、有效的方法,使整理的檔案便于保管和利用。檔案是要用于保管以及提供利用。在整理過程中,前面提到的一步就是全宗的組織,那么我們來認識一下對全宗如何進行組織呢?通常以通俗的定義來看,就是按照全宗群來組織和排列館藏全宗,即把統(tǒng)一時間、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全宗排列在一起以保持同類全宗之間的聯(lián)系性。
檔案整理服務(wù)過程
對于必須接收和征集的零散檔案,紙質(zhì)檔案整理,進行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目是非常有必要。
檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護文件之間的歷史聯(lián)系有時可采用不同的方法,在優(yōu)選時應(yīng)以便于檔案保管和利用為其要求,紙質(zhì)檔案整理方案,并使二者統(tǒng)一起來。
檔案整理常見類型和環(huán)節(jié)
檔案整理是指將具有保存價值的材料按照國家有關(guān)技術(shù)標準處理成規(guī)范格式的檔案,紙質(zhì)檔案整理服務(wù),滿足保管、使用的要求。
紙質(zhì)檔案是目前比較常見的類型,因此紙質(zhì)檔案的整理是較多的,以我們中泰德信公司為例,我們整理的檔案中,紙質(zhì)檔案占98%以上,其中,文書檔案、人事檔案、會計檔案占比較大,基建檔案占比較小。
文書檔案的整理包括清理、鑒定、修裱、組件、裝訂、排序、編號、編頁、編目、裝盒、上架等環(huán)節(jié)。其中鑒定是比較具有技術(shù)含量的工作。
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