隨著電子合同的普及,越來越多的電子化文件需要歸檔存儲。如果您也想了解智慧檔案的話,下面就讓小編向您介紹一下吧。
智慧檔案在組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
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企業(yè)的發(fā)展離不開各種檔案資料,因此對于智慧檔案大家就需要多多重視,那么檔案整理的必要性體現(xiàn)在哪些方面呢?下面我們就一起來了解一下吧:
方便檔案的利用:檔案整理工作的基本目的,也是把檔案變成體系,使其固定下來,為檔案的利用工作提供方便的條件。
為整個檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ):在整個檔案管理的工作流程中,收集是起點,利用是目的,而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。所以才說,檔案整理工作是突出的那一份工作,它還可以促進檔案收集工作,讓收集工作的質(zhì)量進一步提升
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智慧檔案可以記錄下公司發(fā)展過程中的真實面貌,延續(xù)企業(yè)的文化及歷史;又能幫助業(yè)務(wù)部門以檔案材料為依據(jù),吸取過往經(jīng)驗及教訓,做出合理決策。下面小編就向大家介紹一下,合格的智慧檔案都會滿足什么條件吧。
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機體系。
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